Guida all’ archiviazione dei documenti fiscali

Con il Decreto Legge del 23 gennaio 2004 sono cambiate molte operazioni di assolvimento di pratiche burocratiche e in particolare si è passati da sistemi di archiviazione puramente cartacei a quelli digitali.

L’archiviazionedei documenti fiscali con strumenti digitali è oggi assolutamente necessaria per ogni azienda pubblica o privata e permette di conservare nel tempo documenti importanti ai fini tributari e non solo.

Affidarsi a degli specialisti dell’archiviazione digitale è importante per ottimizzare i processi aziendale ed assolvere agli obblighi di legge. L’archiviazione digitale consiste nel trasformare in formato digitale documenti cartacei attraverso l’utilizzo di particolari scanner planetari che sono in grado di mantenere integre tutte le caratteristiche del documento cartaceo.

Un documento fiscale digitalizzato deve avere alcune caratteristiche di base come:

· Avere un formato non modificabile;

· Possedere un riferimento temporale e una firma elettronica che ne attesti l’autenticità e l’integrità;

· Essere memorizzato su un supporto che ne garantisca la leggibilità nel tempo;

· Deve poter essere esibito in formato digitale alle Agenzie fiscali che lo richiedono;

I vantaggi di archiviare digitalmente i documenti fiscali sono diversi come:

Risparmio in termini di spazio per lo stoccaggio dei documenti: eliminando il cartaceo si guadagna spazio in più e non è necessario investire denaro in magazzini e locali per la conservazione.

Ottimizzazione dei processi aziendali: attraverso la digitalizzazione è possibile velocizzare e snellire tutti processi aziendali e permettere una ricerca dei documenti più rapida ed efficace attraverso ad esempio l’applicazione di filtri ed etichette, ottimizzando così il lavoro di tutta l’azienda.

Quando si decide di ricorrere all’archiviazione sostitutiva è bene assicurarsi che l’azienda che fornisce tale servizio garantisca per tutti i documenti questi tre elementi fondamentali:

· Firma digitale dei documenti;

· Apposizione del riferimento temporale;

· Marcatura temporale. Le norme sull’archiviazione digitale riguardano non solo i documenti fiscali ma anche fatture e polizze.