In tutti gli uffici
tendono ad accumularsi tantissimi faldoni pieni di carte, per tale motivo è
importante effettuare una corretta classificazione
dei documenti. Conservare i file in formato digitale consente una
facile e veloce consultazione in ogni momento, basterà inserire il numero di
protocollo e si potrà inviare, stampare o semplicemente leggere a schermo il
testo in questione.
Negli enti
pubblici, la titolazione di
archiviazione è invece obbligatorio per legge, vi è una normativa che
spiega come devono essere catalogati i singoli documenti attraverso il titolo,
le classi e le sezioni. Tale metodo di conservazione deve essere facile da
utilizzare per tutti i dipendenti e deve essere in grado di adattarsi alle
diverse esigenze di agenzie pubbliche o
private che siano.
La classificazione
dei documenti avviene sempre con una metodologia logica che segue un criterio
ben preciso e stabilito in precedenza, qualora ci si dovesse trovare ad affrontare
delle esigenze diverse, si possono in maniera molto semplice cambiare i
parametri di conservazione, l’importante è ricordarsi di condividerli con il
resto del team.
Avere dei documenti
sempre disponibili in facili supporti di
consultazione consente di risparmiare tempo e spazio, perché invece di
passare le ore alla ricerca di un documento presente all’interno di un faldone,
basterà fare la richiesta al software e restituirà la documentazione richiesta.
Molti di questi programmi sono un valido supporto per le aziende, perché oltre
a fungere da archivio hanno la possibilità di svolgere molti altri compi.
Possono compilare le buste paga dei dipendenti, inviare i documenti sensibili
in maniera criptata ad avvocati o commercialisti ed inoltre sono in grado di
creare presentazioni e grafici
sull’andamento del portafoglio aziendale e sulle risorse tecniche. Per la
pubblica amministrazione è fondamentale avere una classificazione dei documenti
sempre aggiornata così da poter risalire a tutti i modelli di certificati da
compilare o da protocollare.
Nessun commento:
Posta un commento